Cómo coordinar una licencia laboral y reincorporarse a la oficina de manera exitosa

De acuerdo a Pablo Liotti, Gerente de Marketing y Comunicación de Adecco Argentina, una compañía de recursos humanos, hay ciertos tips a la hora de coordinar una licencia laboral. Veamos cuáles son.
Un periodo largo de licencia, ya sea por vacaciones, maternidad o enfermedad, casi siempre es un dolor de cabeza para los empleadores. Para lograr que esto no suceda, es importante para los ejecutivos saber organizarse antes, durante y después de la misma.
Al principio, los hechos generan tensión extra por la necesidad de dejar todo organizado y la imposibilidad de desconectarse frente a posibles reemplazos inadecuados.
Ante esta situación, lo ideal es tener en cuenta los siguientes aspectos básicos para organizar estratégicamente las licencias en el lugar de trabajo:
1-Dar a conocer los procedimientos de la empresa. En muchas compañías, el proceso de solicitud de licencias es largo y tedioso, y no todos sus empleados conocen cómo hacerlo. Estas políticas deben comunicarse internamente a todos los empleados, como los límites de tiempo para presentar la solicitud y las opciones de fechas disponibles. Generalmente, es importante solicitar la fecha con antelación; en caso de vacaciones suele ser como mínimo 15 días antes.
2-Definir con anticipación un plan de funciones y relevos. Toda estructura debe ser capaz de sostenerse si le falta una de sus partes. A fin de no alterar la productividad laboral, deberá planificarse con antelación qué funciones cumplirá cada uno de los miembros de un equipo en reemplazo de aquel que pudiese encontrarse ausente.
3-Dejar un manual de procedimientos. Es importante contar con un manual al que consultar en caso que la persona ausente no pueda responder una inquietud en el momento necesario. Además, en el caso de que el puesto se vea ocupado temporalmente por un reemplazo, el manual lo ayudará a adaptarse más fácilmente al trabajo y a cumplir de forma exitosa las tareas asignadas.
4-Organización Pre-licencia. Resulta ideal dejar el trabajo lo más organizado posible, sin una gran cantidad de tareas pendientes, para no verse abrumado al momento de regresar. En el caso de fijar reuniones o eventos se recomienda que sean en la semana posterior a la reincorporación. Planificar el seguimiento de las tareas y delegar al equipo de trabajo, es esencial para que la vuelta sea más calma.
5-Trabajar para que la desconexión sea total. Nada de lo anterior funciona si la persona en cuestión que se toma el periodo de licencia no logra desconectarse completamente del ámbito laboral. Un sólido equipo y un buen líder, ayudan a la desconexión exitosa y al verdadero descanso de sus colaboradores.
Por otro lado, tras el regreso de una larga licencia, en la primera semana de trabajo suelen aparecer síntomas como intranquilidad, angustia, desgano y nostalgia. Estos periodos cambian el estilo de vida, la dieta y las costumbres, los horarios, tiempos de ocio y de descanso.
El retorno a la rutina se vuelve un proceso difícil que necesita muchas veces de un período de re-adaptación, y por ello, a continuación se exponen una serie de consejos para un Soft Landing exitoso:
1-Período de re-adaptación. En el caso de estar regresando de unas vacaciones, es ideal tener unos días en casa antes de volver a la vorágine de la oficina para reacomodarse. No sólo pensar en desarmar la valija sino también en reorganizar los horarios y la dieta. En el caso de una licencia, ya sea por enfermedad o maternidad, se recomienda realizar un horario de trabajo reducido o flexibilidad en horarios de ingreso o egreso durante las primeras semanas, para ayudar a la re-adaptación a la vida laboral.
2-De vuelta en la oficina. Priorizar y organizar las tareas los primeros días, para lo que es ideal utilizar recordatorios. Comenzar con aquellas que requieran resolución inmediata y luego, con calma, seguir con la lista de mails atrasados. Predisponerse positivamente y percibir las obligaciones laborales no como obstáculos sino como medios para otros fines, puede ayudar en gran medida.
3-Reducción de tareas. Reducir las tareas de la persona a reincorporarse en la primera semana, lo ayuda a ponerse al día con las tareas que quedaron pendientes y limpiar la casilla de mails.
4-Seguir disfrutando luego del trabajo. El cuerpo y la mente necesitan momentos de ocio. Puede ayudar identificar aquellas actividades que se disfrutaron durante el periodo de licencia y sumarlas a la rutina diaria. Desayunar leyendo diarios o revistas, realizar alguna actividad física o algún paseo a la salida del trabajo contribuye al Soft Landing.
5-Escapadas de fin de semana. Para eludir el estrés y el desgaste laboral, lo ideal es evitar tener periodos extensos sin vacaciones. Por esta razón, se recomienda realizar pequeños viajes los fines de semana, ya que es una buena forma de romper con la rutina y de conocer nuevos destinos.
Es importante tener en cuenta que una licencia realmente exitosa permite que tanto el empleado como el empleador logren satisfacer sus necesidades sin generar disrupciones en el trabajo diario, ni antes, ni durante ni después de la misma.